日本勞動合同與就業規則基礎：公司須遵守的日本勞動法規則

在日本僱用員工的公司，無論員工國籍或總部所在地如何，都須遵守勞動基準法、勞動合同法等規則。招聘時須以書面等方式明示勞動條件，常時僱用10人以上勞動者的事業場，須制定就業規則並向勞動基準監督署備案。本文梳理勞動合同與就業規則的基礎知識，以及外國企業容易忽視的要點。

在日本僱用員工時適用的勞動法

在日本境內工作的員工適用日本勞動法。即使勞動合同的當事方是中國內地或香港的總部，只要在日本提供勞務，結論也相同。

• 勞動基準法：規定工作時間、休息日、工資、解僱預告等最低勞動條件。合同中低於該標準的部分無效。
• 勞動合同法：規定合同的成立與變更、與就業規則的關係、解僱及固定期限合同的規則。
• 最低工資法：不得低於各都道府縣規定的最低工資。
• 其他：男女僱用機會均等法、育兒・護理休假法、勞動安全衛生法等也同樣適用。

勞動合同可以約定以本國法律為準據法。但勞動基準法當然適用於在日本工作的人。此外，員工作出意思表示的，日本勞動法的強制性規定也適用（法律適用通則法第12條）。直接沿用本國的合同模板，低於日本標準的條款可能無效。

勞動合同與勞動條件的明示

公司在簽訂勞動合同時須明示勞動條件（勞動基準法第15條）。一般做法是交付“勞動條件通知書”。如採用雙方簽字的“勞動合同兼勞動條件通知書”形式，還能留存合意內容。

須書面明示的主要事項

原則上須以書面形式交付。員工希望時，也可以通過傳真或電子郵件等方式明示。加薪、獎金、退職金等，有相關規定時須予以明示。

2024年4月起明示規則的修訂

自2024年4月1日起，根據勞動基準法施行規則的修訂，明示事項有所增加。

• 對所有員工，須明示工作地點和業務的“變更範圍”。
• 對固定期限合同員工，須明示有無累計合同期間或續約次數的上限及其內容。事後新設或縮短上限的，須事先說明理由。
• 每次在員工可申請轉為無固定期限合同的續約時，須明示可提出申請以及轉換後的勞動條件。

對於從總部外派的人員或預計將來調往海外的員工，須特別斟酌變更範圍的寫法。

固定期限合同與無固定期限轉換規則

約定合同期限的，單次合同期限原則上最長3年（具有專業知識者等為5年）。與同一公司的固定期限合同經續約累計超過5年的，員工可申請轉為無固定期限合同（勞動合同法第18條），公司不得拒絕該申請。

多次續約後不再續約的，如員工對續約存在合理期待，可能與解僱一樣受到限制。使用固定期限合同時，從一開始就明示續約標準和上限非常重要。

就業規則的制定・備案義務與記載事項

常時僱用10人以上勞動者的事業場，須制定就業規則，並向所轄勞動基準監督署備案（勞動基準法第89條）。10人不僅包括正式員工，也包括兼職和固定期限合同員工。人數不按整個公司計算，而是按每個事業場（分店、工廠等）計算。

制定與備案流程

1. 起草規則草案（可參考厚生勞動省的模範就業規則）。
2. 聽取過半數工會的意見，沒有過半數工會的，聽取過半數代表人的意見（第90條）。
3. 附上意見書，向勞動基準監督署備案。
4. 通過張貼、交付書面文件、在公司內部系統中公開等方式告知員工。

就業規則須告知員工後方能生效。僅備案而未告知的規則，發生糾紛時可能無法作為依據。

必須記載的事項

• 上下班時間、休息時間、休息日、休假
• 工資的決定、計算和支付方法，截止和支付時間，加薪
• 與離職相關的事項（包括解僱事由）

退職金、獎金、懲戒、安全衛生等，設有相關制度時須予記載。實施懲戒處分，須事先在就業規則中規定懲戒的種類和事由。內容合理的就業規則經告知員工後，其內容即成為各勞動合同的內容（勞動合同法第7條）。低於就業規則的個別合同，該部分將提高至就業規則的標準。

工作時間・休息日・工資的基本規則

此外，公司須編制勞動者名冊、工資台賬、考勤記錄等，並保存一定期間。保存期間原則上為5年，但設有暫定為3年的過渡措施。

工資原則上須以貨幣、直接、全額、每月至少一次、在固定日期支付。按本國慣例每年一次性支付年薪的合同，在日本不能直接使用。從工資中扣繳稅款，請參閱預扣稅與年末調整；保險手續請參閱社會保險・勞動保險的參保義務。

解僱・離職與試用期的注意事項

日本對解僱的限制十分嚴格，是外國企業認知差距較大的領域。

• 解僱權濫用：缺乏客觀合理理由、不符合社會一般觀念的解僱無效（勞動合同法第16條）。
• 解僱預告：須至少提前30日預告，或支付30日以上的平均工資（解僱預告津貼）（勞動基準法第20條）。
• 試用期：自僱用起14日以內無須解僱預告，但解僱仍須有合理理由。
• 固定期限合同：合同期間內的解僱，僅限於有不得已事由的情形。

以業績不佳為由的裁員，如未履行相應程序，也可能被認定無效。建議在考慮解僱階段即諮詢律師或社會保險勞務士。

僱用外國員工時須追加確認的事項

• 確認業務是否在在留資格允許的活動範圍內。
• 僱用外國人及其離職時，須向Hello Work（公共職業安定所）提交外國人僱用狀況申報。
• 勞動條件通知書附上母語等譯文，可防止認知偏差。
• 禁止以國籍為由在工資、工作時間等方面給予歧視性對待（勞動基準法第3條）。

工作簽證的要求，請參閱外國員工招聘與工作簽證。

總結

勞動合同的基礎在於四點：明示勞動條件、完善就業規則、遵守工作時間與工資規則，以及解僱限制。本國的合同和內部規章，須對照日本法令進行調整。TIMOA與合作的社會保險勞務士、律師攜手，為您提供勞動條件通知書和就業規則的製作、36協定的簽訂與備案、外國員工接收準備等支持。詳情請參閱知識產權・風險・合規服務。