日本劳动合同与就业规则基础：公司须遵守的日本劳动法规则

在日本雇用员工的公司，无论员工国籍或总部所在地如何，都须遵守劳动基准法、劳动合同法等规则。招聘时须以书面等方式明示劳动条件，常时雇用10人以上劳动者的事业场，须制定就业规则并向劳动基准监督署备案。本文梳理劳动合同与就业规则的基础知识，以及外国企业容易忽视的要点。

在日本雇用员工时适用的劳动法

在日本境内工作的员工适用日本劳动法。即使劳动合同的当事方是中国内地或香港的总部，只要在日本提供劳务，结论也相同。

• 劳动基准法：规定工作时间、休息日、工资、解雇预告等最低劳动条件。合同中低于该标准的部分无效。
• 劳动合同法：规定合同的成立与变更、与就业规则的关系、解雇及固定期限合同的规则。
• 最低工资法：不得低于各都道府县规定的最低工资。
• 其他：男女雇用机会均等法、育儿・护理休假法、劳动安全卫生法等也同样适用。

劳动合同可以约定以本国法律为准据法。但劳动基准法当然适用于在日本工作的人。此外，员工作出意思表示的，日本劳动法的强制性规定也适用（法律适用通则法第12条）。直接沿用本国的合同模板，低于日本标准的条款可能无效。

劳动合同与劳动条件的明示

公司在签订劳动合同时须明示劳动条件（劳动基准法第15条）。一般做法是交付“劳动条件通知书”。如采用双方签字的“劳动合同兼劳动条件通知书”形式，还能留存合意内容。

须书面明示的主要事项

原则上须以书面形式交付。员工希望时，也可以通过传真或电子邮件等方式明示。加薪、奖金、退职金等，有相关规定时须予以明示。

2024年4月起明示规则的修订

自2024年4月1日起，根据劳动基准法施行规则的修订，明示事项有所增加。

• 对所有员工，须明示工作地点和业务的“变更范围”。
• 对固定期限合同员工，须明示有无累计合同期间或续约次数的上限及其内容。事后新设或缩短上限的，须事先说明理由。
• 每次在员工可申请转为无固定期限合同的续约时，须明示可提出申请以及转换后的劳动条件。

对于从总部外派的人员或预计将来调往海外的员工，须特别斟酌变更范围的写法。

固定期限合同与无固定期限转换规则

约定合同期限的，单次合同期限原则上最长3年（具有专业知识者等为5年）。与同一公司的固定期限合同经续约累计超过5年的，员工可申请转为无固定期限合同（劳动合同法第18条），公司不得拒绝该申请。

多次续约后不再续约的，如员工对续约存在合理期待，可能与解雇一样受到限制。使用固定期限合同时，从一开始就明示续约标准和上限非常重要。

就业规则的制定・备案义务与记载事项

常时雇用10人以上劳动者的事业场，须制定就业规则，并向所辖劳动基准监督署备案（劳动基准法第89条）。10人不仅包括正式员工，也包括兼职和固定期限合同员工。人数不按整个公司计算，而是按每个事业场（分店、工厂等）计算。

制定与备案流程

1. 起草规则草案（可参考厚生劳动省的模范就业规则）。
2. 听取过半数工会的意见，没有过半数工会的，听取过半数代表人的意见（第90条）。
3. 附上意见书，向劳动基准监督署备案。
4. 通过张贴、交付书面文件、在公司内部系统中公开等方式告知员工。

就业规则须告知员工后方能生效。仅备案而未告知的规则，发生纠纷时可能无法作为依据。

必须记载的事项

• 上下班时间、休息时间、休息日、休假
• 工资的决定、计算和支付方法，截止和支付时间，加薪
• 与离职相关的事项（包括解雇事由）

退职金、奖金、惩戒、安全卫生等，设有相关制度时须予记载。实施惩戒处分，须事先在就业规则中规定惩戒的种类和事由。内容合理的就业规则经告知员工后，其内容即成为各劳动合同的内容（劳动合同法第7条）。低于就业规则的个别合同，该部分将提高至就业规则的标准。

工作时间・休息日・工资的基本规则

此外，公司须编制劳动者名册、工资台账、考勤记录等，并保存一定期间。保存期间原则上为5年，但设有暂定为3年的过渡措施。

工资原则上须以货币、直接、全额、每月至少一次、在固定日期支付。按本国惯例每年一次性支付年薪的合同，在日本不能直接使用。从工资中扣缴税款，请参阅预扣税与年末调整；保险手续请参阅社会保险・劳动保险的参保义务。

解雇・离职与试用期的注意事项

日本对解雇的限制十分严格，是外国企业认知差距较大的领域。

• 解雇权滥用：缺乏客观合理理由、不符合社会一般观念的解雇无效（劳动合同法第16条）。
• 解雇预告：须至少提前30日预告，或支付30日以上的平均工资（解雇预告津贴）（劳动基准法第20条）。
• 试用期：自雇用起14日以内无须解雇预告，但解雇仍须有合理理由。
• 固定期限合同：合同期间内的解雇，仅限于有不得已事由的情形。

以业绩不佳为由的裁员，如未履行相应程序，也可能被认定无效。建议在考虑解雇阶段即咨询律师或社会保险劳务士。

雇用外国员工时须追加确认的事项

• 确认业务是否在在留资格允许的活动范围内。
• 雇用外国人及其离职时，须向Hello Work（公共职业安定所）提交外国人雇用状况申报。
• 劳动条件通知书附上母语等译文，可防止认知偏差。
• 禁止以国籍为由在工资、工作时间等方面给予歧视性对待（劳动基准法第3条）。

工作签证的要求，请参阅外国员工招聘与工作签证。

总结

劳动合同的基础在于四点：明示劳动条件、完善就业规则、遵守工作时间与工资规则，以及解雇限制。本国的合同和内部规章，须对照日本法令进行调整。TIMOA与合作的社会保险劳务士、律师携手，为您提供劳动条件通知书和就业规则的制作、36协定的签订与备案、外国员工接收准备等支持。详情请参阅知识产权・风险・合规服务。