外國企業在日本租賃辦公室：入駐審查、擔保與合同注意事項

外國企業在日本租賃辦公室時，需要接受出租方或物業管理公司的入駐審查。剛設立的日本法人沒有決算業績，因此可能被要求提供母公司資料或擔保、利用擔保公司、增加保證金等。簽約時，務必確認是普通租賃還是定期租賃，以及恢復原狀和解約預告的條件。

辦公室租賃的流程

與在日本設立公司同步推進時，有時需要在公司成立前簽約。這種情況下籤約主體的處理方式，將在後文說明。

入駐審查的要點與所需材料

審查時會確認承租方能否持續支付租金、業務內容有無問題、是否與反社會勢力有關聯等。外國企業在日本沒有業績記錄，容易成為審查中的弱項，需要通過材料加以彌補。

外文材料附上日文譯文，有助於審查順利推進。有時還會被問及註冊資本金額或資金來源，應做好說明準備。在日本沒有負責人時，也應事先確定聯絡窗口由誰擔任。

擔保方式：連帶保證人・擔保公司・母公司擔保

經營用途的租賃，一般會要求提供擔保，以防租金拖欠或恢復原狀費用無法支付。主要方式如下：

• 由代表人個人提供連帶保證
• 由母公司提供擔保（擔保函或連帶保證合同）
• 利用租金擔保公司（需支付擔保費）
• 增加保證金或預付租金

利用擔保公司時，擔保公司本身也會進行審查。除簽約時的擔保費外，續約時也可能需要支付費用。還應確認擔保範圍最多覆蓋幾個月的租金，以及是否包括恢復原狀費用。

2020年4月民法修訂後的保證規則

根據2020年4月1日施行的修訂後民法，個人擔任租賃合同保證人時的規則發生了變化。

• 個人為承租方的一切債務提供保證的最高額保證（根保證）合同，如未約定保證上限金額（極度額），則無效。
• 請求個人為經營所負債務提供保證時，承租方須向保證人說明本公司的財產及收支狀況等。
• 受承租方委託的保證人，可以向出租方查詢付款情況。

代表人居住在海外或在日本沒有收入時，個人保證可能不被認可。應儘早商討母公司擔保或利用擔保公司。由母公司提供擔保時，還應確認本國公司內部的審批程序，以及擔保函的語言和準據法。

普通租賃與定期租賃的區別及主要條款

辦公室租賃中也廣泛採用定期租賃合同。期滿後能否重新簽約由出租方決定，如計劃長期使用，應在簽約前確認對方對重新簽約的態度。

簽約前應確認的條款

• 恢復原狀：根據民法，正常使用造成的損耗和自然老化原則上不屬於承租方的恢復原狀義務。但經營用途的合同中，常以特別約定要求承租方恢復至入駐時的狀態。應確認範圍和費用分擔。
• 押金・保證金：退租時扣除未付租金等後返還。應確認有無不予返還部分（攤銷）的約定。
• 解約預告：需要提前幾個月通知解約。預告期間仍須負擔租金。
• 租金調整：調整的時間和方式
• 使用目的與轉租：是否允許用於經營目的、與集團公司共同使用以及設置招牌
• 內裝工程：工程劃分、出租方的批准以及有無指定施工方
• 排除反社會勢力：多數合同設有此條款，違反時將成為解除合同的事由。

租賃合同一般以日文版為正本。即使製作了譯文，也應以日文版的條款為準進行判斷。

與公司設立、簽證和銀行賬戶的關係

辦公室地址會用於登記、在留資格申請、開立銀行賬戶等手續。合同簽約主體和使用目的，應與這些手續保持一致。

• 設立前簽約：公司成立前，有時由發起人或擬任代表人以個人名義、或以母公司名義簽約，設立後再變更為日本法人名義。應事先確認出租方是否允許變更籤約主體及由法人使用。
• 經營・管理簽證：要求確保用於開展業務的經營場所。簽約主體、經營用途的使用目的、是否為獨立區隔的空間等可能會受到確認。申請材料請參閱經營・管理簽證的申請材料與審查期間。
• 虛擬辦公室與共享辦公室：即使可以登記，在簽證和賬戶審查中也可能難以說明業務的實際情況。詳情請參閱虛擬辦公室・共享辦公室能否用於登記。
• 銀行賬戶：法人賬戶審查時，可能會確認經營場所是否真實存在及合同複印件。整體準備工作彙總在外籍經營者開立法人賬戶中。

駐在員事務所（代表處）不具有法人資格，因此以外國總公司或代表人的名義簽約。此外，日後遷移總公司所在地，需要辦理遷址登記並繳納登錄許可稅。選擇首個物業時，也應考慮能否長期使用。

初期費用與稅金

辦公室租金需繳納消費稅；住宅租金為非課稅，處理方式不同。另一方面，建築物租賃合同不屬於印花稅的課稅文書，無需貼印花。設定土地租賃權的合同則需要課稅。

TIMOA可以提供的支持

外國企業租賃辦公室，除審查材料、擔保方式和合同條款外，還必須與登記、簽證、賬戶等手續保持一致。在選定物業前，結合公司設立和簽證申請的先後順序統籌規劃，可以避免返工。

TIMOA與合作的宅地建物交易業者、司法書士、行政書士聯手，提供物業需求梳理、審查材料的準備與翻譯、合同條款確認（必要時與律師合作），以及與設立和簽證手續的協調等支持。服務詳情請參閱不動產服務。