日本公司印章基礎：代表人印、銀行印、印鑑證明書與電子簽名

日本公司通常區分使用三種印章：向法務局備案的“代表人印”、向銀行備案的“銀行印”，以及用於請款單等的“角印”。自2021年2月15日起，在線申請登記時，代表人印的備案改為任意。合同即使不蓋章也能成立，使用電子簽名的電子合同也已被廣泛採用。

公司印章的種類與用途

代表人印和銀行印可以使用同一枚印章。但分開使用，可以降低遺失或被盜用時的影響。部分銀行也提供無須使用印章即可辦理手續的賬戶。

在請款單或報價單上蓋章並非法律要求，發票（適格請求書）的記載事項中也不包括蓋章。角印可根據交易方的慣例使用。

代表人印的備案（提交印章）

代表人印須向管轄總公司所在地的法務局備案。對於已備案的印章，由法務局出具印鑑證明書。

刻制印章的時間

代表人印應在申請設立登記之前準備好，因為書面申請時須在登記申請書和印章備案書上蓋章。一般順序如下。

1. 確定商號，訂製代表人印、銀行印和角印。
2. 製作公司章程（定款），株式會社須在公證役場辦理認證。
3. 繳付出資款並申請設立登記，同時備案代表人印。
4. 登記完成後領取印鑑卡，並取得印鑑證明書。
5. 申請開立銀行賬戶並備案銀行印。

自2021年2月起備案改為任意

自2021年2月15日起，在線申請登記時，提交印章改為任意。在線提交印章，僅限於與登記在線申請同時進行的情形。

另一方面，書面申請登記時，包括附二維碼的書面申請在內，仍須照常以紙質方式提交印章。開立銀行賬戶或進行不動產交易時可能被要求提供印鑑證明書，因此事先備案會使手續更順暢。

印章尺寸等要求

• 印章大小須能容納在邊長超過1釐米、不超過3釐米的正方形內
• 須適於覈對（避免印影容易模糊的印章）
• 形狀和字體沒有規定。一般在圓形印章外圈刻商號，內圈刻“代表取締役印”等字樣。

備案所需材料

原則上，印章備案書須加蓋代表人個人的實印，並附上市區町村出具的個人印鑑證明書。個人印鑑證明書須為出具後3個月以內的。

代表人・董事為外國人的情形

在日本沒有住址的外國人無法在市區町村辦理印章登記，也就無法取得個人印鑑證明書。此時可用證明簽名為本人所籤的簽名證明書（署名証明書）代替。

• 簽名證明書須由本國官方機構（大使館・領事館或公證機構等）出具。
• 自2016年6月28日起，由本國駐居住國大使館或領事館等出具的也可使用。
• 如本國制度上無法取得簽名證明書，有時可用上申書（上申書）加上日本公證人或居住國官方機構的證明書代替。

外國人代表人也可以刻制並備案公司的代表人印，屆時附上簽名證明書以代替個人印鑑證明書。備案也可以由受託代理人辦理。

設立不設董事會的株式會社時，原則上須提供全體設立時董事的印鑑證明書（或簽名證明書）。外國文件的認證與翻譯，請參閱海牙認證與宣誓供述書。

印鑑卡與印鑑證明書的取得方法

備案代表人印後，須在法務局領取印鑑卡。以書面方式申請印鑑證明書時須出示印鑑卡。在線申請時，須附加電子簽名。

以上為2025年4月1日調整後的金額。銀行開戶和融資、不動產買賣、重要合同等場合會要求提交印鑑證明書。提交對象有時會規定“出具後3個月以內”等期限。

商業登記電子證書與電子簽名

商業登記電子證書是由法務局出具、用於公司代表人電子簽名的證書，可用於登記的在線申請及各類電子申請。目前該電子證書也可以在線申請，手續費根據證明期間而定。

在線申請印鑑證明書，須使用指定電子證書進行電子簽名。可使用的電子證書種類，請查閱法務省的指引。代表人居住在海外的公司，備好商業登記電子證書後，無須來日也更容易在線辦理手續。

合同需要蓋章嗎

內閣府、法務省和經濟產業省發佈的《關於蓋章的問答》（2020年6月）指出，合同因當事人意思表示一致而成立。除有特別規定外，蓋章並非合同成立的要件。

根據民事訴訟法第228條第4款，有本人簽名或蓋章的私文書，推定為真實成立。不蓋章時，應能通過身份確認記錄、保存的郵件往來、使用電子簽名等方式證明文書的真實成立。

根據電子簽名法，附有滿足一定要求的本人電子簽名的電子數據，推定為真實成立。電子合同被認為不屬於製作印花稅課稅對象的“文書”，因此無須繳納印花稅，這也是其優點之一。株式會社的公司章程如以紙質製作，須貼4萬日元的收入印花，而以電子章程辦理認證則無須印花。合同的注意事項請參閱日本合同的注意事項。

印章管理與遺失時的處理

• 代表人印、銀行印和印鑑卡應分開保管，並確定使用人和保管人。
• 記錄所蓋章文件的內容和日期，有助於防止盜用。
• 代表人印遺失時，須向法務局辦理改印備案。印鑑卡遺失時，須辦理廢止備案。
• 銀行印遺失時，應立即聯繫銀行並辦理改印手續。
• 代表人更換時，由新代表人備案印章。
• 代表人居住在海外時，有時由在日本的負責人保管印章。應在公司內部規章中規定可蓋章文件的範圍和審批流程。

向銀行備案的印章及開戶材料，詳見外國經營者的法人賬戶開立。

總結

在線申請時，代表人印的備案是任意的，但需要提供印鑑證明書的場合至今仍然很多。外國董事可以用簽名證明書應對，合同方面電子簽名也是一種選擇。應根據用途刻制印章，並事先確定管理規則。

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