日本公司印章基础：代表人印、银行印、印鉴证明书与电子签名

日本公司通常区分使用三种印章：向法务局备案的“代表人印”、向银行备案的“银行印”，以及用于请款单等的“角印”。自2021年2月15日起，在线申请登记时，代表人印的备案改为任意。合同即使不盖章也能成立，使用电子签名的电子合同也已被广泛采用。

公司印章的种类与用途

代表人印和银行印可以使用同一枚印章。但分开使用，可以降低遗失或被盗用时的影响。部分银行也提供无须使用印章即可办理手续的账户。

在请款单或报价单上盖章并非法律要求，发票（适格请求书）的记载事项中也不包括盖章。角印可根据交易方的惯例使用。

代表人印的备案（提交印章）

代表人印须向管辖总公司所在地的法务局备案。对于已备案的印章，由法务局出具印鉴证明书。

刻制印章的时间

代表人印应在申请设立登记之前准备好，因为书面申请时须在登记申请书和印章备案书上盖章。一般顺序如下。

1. 确定商号，订制代表人印、银行印和角印。
2. 制作公司章程（定款），株式会社须在公证役场办理认证。
3. 缴付出资款并申请设立登记，同时备案代表人印。
4. 登记完成后领取印鉴卡，并取得印鉴证明书。
5. 申请开立银行账户并备案银行印。

自2021年2月起备案改为任意

自2021年2月15日起，在线申请登记时，提交印章改为任意。在线提交印章，仅限于与登记在线申请同时进行的情形。

另一方面，书面申请登记时，包括附二维码的书面申请在内，仍须照常以纸质方式提交印章。开立银行账户或进行不动产交易时可能被要求提供印鉴证明书，因此事先备案会使手续更顺畅。

印章尺寸等要求

• 印章大小须能容纳在边长超过1厘米、不超过3厘米的正方形内
• 须适于核对（避免印影容易模糊的印章）
• 形状和字体没有规定。一般在圆形印章外圈刻商号，内圈刻“代表取缔役印”等字样。

备案所需材料

原则上，印章备案书须加盖代表人个人的实印，并附上市区町村出具的个人印鉴证明书。个人印鉴证明书须为出具后3个月以内的。

代表人・董事为外国人的情形

在日本没有住址的外国人无法在市区町村办理印章登记，也就无法取得个人印鉴证明书。此时可用证明签名为本人所签的签名证明书（署名証明書）代替。

• 签名证明书须由本国官方机构（大使馆・领事馆或公证机构等）出具。
• 自2016年6月28日起，由本国驻居住国大使馆或领事馆等出具的也可使用。
• 如本国制度上无法取得签名证明书，有时可用上申书（上申書）加上日本公证人或居住国官方机构的证明书代替。

外国人代表人也可以刻制并备案公司的代表人印，届时附上签名证明书以代替个人印鉴证明书。备案也可以由受托代理人办理。

设立不设董事会的株式会社时，原则上须提供全体设立时董事的印鉴证明书（或签名证明书）。外国文件的认证与翻译，请参阅海牙认证与宣誓供述书。

印鉴卡与印鉴证明书的取得方法

备案代表人印后，须在法务局领取印鉴卡。以书面方式申请印鉴证明书时须出示印鉴卡。在线申请时，须附加电子签名。

以上为2025年4月1日调整后的金额。银行开户和融资、不动产买卖、重要合同等场合会要求提交印鉴证明书。提交对象有时会规定“出具后3个月以内”等期限。

商业登记电子证书与电子签名

商业登记电子证书是由法务局出具、用于公司代表人电子签名的证书，可用于登记的在线申请及各类电子申请。目前该电子证书也可以在线申请，手续费根据证明期间而定。

在线申请印鉴证明书，须使用指定电子证书进行电子签名。可使用的电子证书种类，请查阅法务省的指引。代表人居住在海外的公司，备好商业登记电子证书后，无须来日也更容易在线办理手续。

合同需要盖章吗

内阁府、法务省和经济产业省发布的《关于盖章的问答》（2020年6月）指出，合同因当事人意思表示一致而成立。除有特别规定外，盖章并非合同成立的要件。

根据民事诉讼法第228条第4款，有本人签名或盖章的私文书，推定为真实成立。不盖章时，应能通过身份确认记录、保存的邮件往来、使用电子签名等方式证明文书的真实成立。

根据电子签名法，附有满足一定要求的本人电子签名的电子数据，推定为真实成立。电子合同被认为不属于制作印花税课税对象的“文书”，因此无须缴纳印花税，这也是其优点之一。株式会社的公司章程如以纸质制作，须贴4万日元的收入印花，而以电子章程办理认证则无须印花。合同的注意事项请参阅日本合同的注意事项。

印章管理与遗失时的处理

• 代表人印、银行印和印鉴卡应分开保管，并确定使用人和保管人。
• 记录所盖章文件的内容和日期，有助于防止盗用。
• 代表人印遗失时，须向法务局办理改印备案。印鉴卡遗失时，须办理废止备案。
• 银行印遗失时，应立即联系银行并办理改印手续。
• 代表人更换时，由新代表人备案印章。
• 代表人居住在海外时，有时由在日本的负责人保管印章。应在公司内部规章中规定可盖章文件的范围和审批流程。

向银行备案的印章及开户材料，详见外国经营者的法人账户开立。

总结

在线申请时，代表人印的备案是任意的，但需要提供印鉴证明书的场合至今仍然很多。外国董事可以用签名证明书应对，合同方面电子签名也是一种选择。应根据用途刻制印章，并事先确定管理规则。

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