源泉征收与年末调整基础：外籍员工工资注意事项及2026年变化

外籍员工只要是日本居住者，其工资就与日本员工一样，每月按源泉征收税额表从工资中扣缴所得税，并通过年末调整对全年税额进行结算。非居住者不适用年末调整，对其在日本国内工作所对应的工资按20.42%源泉征收（即代扣代缴）。将居住在国外的家属列为扶养扣除对象，需要亲属关系文件和汇款相关文件。

外籍员工的源泉征收取决于“居住者还是非居住者”

工资源泉征收（源泉徴収）的方法，不取决于国籍或在留资格，而取决于所得税法上是居住者还是非居住者。在日本有住所，或截至目前在日本连续有居所满1年以上的人为居住者。持工作签证来日、预计在日本工作1年以上的员工，通常自入境时起即为居住者。

居住者与非居住者的判定方法，请参阅日本税务上居住者与非居住者的判定。

每月源泉征收的流程

支付董事报酬或工资的公司是源泉征收义务人。公司设立后，须向税务署提交工资支付事务所等开设申报书，并按以下流程处理每月事务：

1. 入职时收取“工资所得者扶养扣除等（变动）申报书”（扶養控除等（異動）申告書）
2. 已提交申报书的按甲栏计算税额，未提交的按乙栏计算
3. 支付工资时扣除所得税和复兴特别所得税
4. 在支付月份的次月10日前向税务署缴纳

未提交扶养扣除等申报书的员工，按税额较高的乙栏计算，也不适用年末调整。应在入职时向外籍员工说明申报书的意义和填写方法。经常性领取工资的人数不足10人时，还可适用将缴纳合并为每年两次的纳期特例。各项申报期限汇总在公司设立后的申报事项与期限中。

适用与不适用年末调整的人员

年末调整是对当年从工资中源泉征收的税额与全年应纳税额之间的差额进行结算的手续，原则上在支付当年最后一次工资时进行。

年末调整结算的税额，原则上须在次年1月10日前缴纳；适用纳期特例的，为1月20日前。同时，须在次年1月31日前交付源泉征收票，并向市区町村提交工资支付报告书。

年末调整的准备与时间安排

年末调整在12月计算，但准备工作从秋季就开始了。事先向外籍员工说明各类申报书的用途，回收会更加顺利。

年中录用的员工如有前一份工作，应收取前雇主出具的源泉征收票，并将前一份工作的工资合并计算。如果前雇主是海外公司、且本人在该期间为非居住者，则该工资不纳入年末调整。

国外家属的扶养扣除：所需文件

在外籍员工的年末调整中，确认工作最费时的是居住在国外的家属（国外居住亲属）的扶养扣除。享受扣除须提交以下文件：

• 亲属关系文件：相当于户籍的文件或出生证明等，证明亲属关系的文件。在提交扶养扣除等申报书时提交。
• 汇款相关文件：证明当年汇出生活费等的文件。在年末调整时提交。

以外文制作的文件还需附上日文译文。一年内汇款3次以上的，可制作明细表并提交首次和最后一次汇款的文件，从而省略其他文件的提交。

30岁以上未满70岁的亲属适用范围受限

自2023年（令和5年）分起，国外居住亲属中30岁以上未满70岁的人，原则上不再属于扶养扣除对象。例外为以下3种情形。

截至年末汇款合计未达到38万日元的，不能享受该亲属的扶养扣除。文件赶不上年末调整时，先扣除该亲属进行计算，之后由本人通过确定申报享受扣除。

年中入境或出境员工的处理

入境后成为居住者

从海外赴任并成为居住者的员工，自入境后支付的工资起，按源泉征收税额表进行源泉征收。入职时收取扶养扣除等申报书，国外有家属的，此时就应开始准备亲属关系文件。由于年末需要汇款记录，应与本人确认汇款方式以及凭证的保管办法。

出境后成为非居住者

因调回或离职而出境、成为非居住者的员工，按截至出境时支付的工资进行年末调整。出境后支付的工资中，与在日工作对应的部分作为向非居住者的支付，按20.42%源泉征收。

对离职员工，须在离职之日起1个月内交付源泉征收票。由于本人回国后可能需要用于本国手续，应尽量在其出境前准备好并交付。

个人住民税以1月1日的住所地为准，对上一年的所得课税。出境前，应与本人确认剩余住民税如何缴纳、是否设立纳税管理人。

根据租税条约免税（短期滞在者等）

由海外公司短期派遣到日本的员工，可能根据租税条约中的短期滞在者免税规定免缴日本所得税。要件因条约而异，适用时须通过支付方向税务署提交“关于租税条约的申报书”（租税条約に関する届出書）。中日条约的内容，请参阅中日税收协定要点。

令和8年分（2026年）年末调整的变化

令和8年度税制改正进行了以下修订。修订原则上于2026年12月1日施行，适用于令和8年分及以后的所得税。

• 提高所得税基础扣除（视所得最高为104万日元）
• 提高工资所得扣除的最低保障额（令和8年分・9年分由65万日元提高至74万日元）
• 调整扶养亲属等的所得要件

11月之前每月的源泉征收仍沿用修订前的税额表，修订后的扣除额在2026年12月的年末调整中统一结算。扶养亲属的所得要件金额也有变化，因此在年末调整前，应包括国外居住亲属在内重新确认适用对象。

TIMOA可以提供的支持

外籍员工的源泉征收与年末调整，容易在居住者判定、国外家属文件、年中出境这三个方面出错。关键在于入职时及时回收申报书，并尽早准备汇款记录。

TIMOA与合作的税理士、社会保险劳务士携手，支持建立工资计算与源泉征收体制、办理年末调整，并以中文和英文向外籍员工说明相关文件。服务内容请参阅会计・税务・劳务页面。